Kokoustilat

LYY:n toimiston kokoustilaa on mahdollista varata toimiston aukioloajan puitteissa maksutta silloin, kun sitä ei ole varattu toimiston sisäisiin kokouksiin tai jaostojen tapaamisiin. Esimerkiksi opiskelijajärjestöt ovat lämpimästi tervetulleita kokoustamaan toimistolle. Kokoushuoneeseen mahtuu helposti jopa parisenkymmentä ihmistä. Tilasta löytyy taulutelevisio, johon on mahdollista liittää tietokone.

Kokoustilojen varauksista vastaa LYYn toimisto. Ota yhteyttä sähköpostitse lyy(at)lyy.fi tai soita +358 44 787 5670 .

Ainejärjestötilat

Ainejärjestötilat, eli AJ-tilat ovat Lapin yliopiston piirissä toimiville järjestöille tarkoitetut kokous- ja tapahtumatilat. Tilaisuuksien järjestäminen ainejärjestötiloissa on maksutonta ja tilaa ylläpitää Lapin yliopiston ylioppilaskunta sekä Lapin yliopisto.

Tilat koostuvat kahdesta eri sohvatilasta ja sitsitilasta, jossa on valmiina pöydät ja tuolit sitsien järjestämistä varten. Isommasta sohvatilasta löytyy pieni keittiönurkkaus jääkapin, mikron, kahvinkeittimen ja tiskialtaan kera. Tilasta ei löydy uunia. Jokainen tilan käyttäjä vastaa tilojen siisteydestä, siivoustarvikkeet löytyvät isommasta sohvatilasta.

Mikäli sinulla esiintyy kysymyksiä ainejärjestötiloihin liittyen, otathan yhteyttä Lapin yliopiston ylioppilaskunnan järjestö- ja viestintäasiantuntijaan: jarjestoasiantuntija(at)lyy.fi

Haluatko järjestää tapahtuman ainejärjestötiloissa?

Ainejärjestötilat ovat varattavissa ainoastaan Lapin yliopiston määräysten mukaisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa:

• 50 henkilön tilakohtaista rajoitusta tulee noudattaa.
• Tiloissa täytyy noudattaa turvavälejä.
• Tiloissa on voimassa vahva maskisuositus.
• Jokaisen täytyy huolehtia hygieniasta.
• Turhaa oleskelua tiloissa tulee välttää.

Ainejärjestötilat ovat siis käytettävissä tilanteessa, jossa käyttö on välttämätöntä (esim. yhdistyksen kokoukset). Turhaa kokoontumista tulee kuitenkin välttää. Yliopisto suosittelee kokouksia ja kokoontumisia järjestettäväksi etäyhteyksin. Opiskelijat voivat kulkea yliopiston tiloissa yliopiston aukioloaikoina omilla kulkuluvilla, AJ-tiloista pitää kuitenkin poistua 18.50.

1. Tee varaus ainejärjestötilojen varauskalenteriin (kysy saatavuus: jarjestoasiantuntija(at)lyy.fi ) Tarkista samalla, ettei kyseiselle ajalle ole muita varauksia.
2. Nimeä tilaisuudelle vastuuhenkilö, jolle on myönnetty kulkuoikeus ainejärjestötiloihin.
3. Ilmoita tilaisuudestasi virastomestareille sähköpostilla osoitteisiin heikki.aakkonen(at)ulapland.fi ja hanna.aakkonen(at)ulapland.fi noin viikkoa ennen tapahtuman alkua. Ilmoita viestissäsi myös tilaisuuden vastuuhenkilö. Ylivirastomestari informoi työvuorossa olevia virastomestareita tapahtumastasi.
4. Jos tilaisuus kestää iltamyöhään, on kulkuoikeuden omaavan vastuuhenkilön kirjauduttava tilaan klo 20 jälkeen, mutta viimeistään klo 22 mennessä. Tämä tapahtuu näyttämällä kulkulätkää joko ulko-oven ulkopuolella sijaitsevaan lukijaan, tai käytävän valkoiseen oveen. Huomioikaa että näin on tehtävä myös silloin, kun tilaan on tultu kulkulätkällä ennen klo 20. Ulko-ovea ei tule avata sisäpuolelta vastuuhenkilön kulkulätkällä tapahtuman aikana, sillä tämä aktivoi hälytykset. Klo 20 jälkeen osallistujien lähtiessä/tullessa AJ-tiloihin on ulko-ovi avattava aina vääntönupista tai näyttämällä kulkulätkää ulko-oven ulkolukijaan.
5. Kulkuoikeuden omaava vastuuhenkilö poistuu aina tilasta viimeisenä, ja näyttää lätkäänsä ulko-oven sisälukijaan sen jälkeen, kun muut ovat jo ulkona. Näin AJ-tilojen hälytykset voivat kytkeytyä yön ajaksi päälle.
6. Sunnuntaisin hälytykset ovat päällä koko päivän ja ne lähtevät pois kirjauduttaessa tilaan ulko-ovella. Kulkulätkän käytön suhteen on oltava sunnuntaisin erittäin tarkkoja, eikä vastuuhenkilön tule aukaista ulko-ovea sisäpuolelta kulkulätkällä ennen kuin tilat on tyhjennetty.
7. Tilaisuuksien osanottajille on tiedotettava, että oikaisu AJ-tiloihin yliopiston sisäkautta on kiellettyä yliopiston aukioloaikojen ulkopuolella (Ts. klo 20 jälkeen arkisin, klo 16 jälkeen lauantaisin, sunnuntaisin koko päivän. Poikkeusaukioloajat huomioitava).
8. Rikkinäisestä yliopistolle kuuluvasta omaisuudesta ilmoitettava virastomestareille.